Project Management

Birden Fazla Projeyi Başarıyla Yönetmek İçin 9 Strateji

Bir ekibi veya programı yönetiyorsanız, muhtemelen aynı anda devam eden birden fazla projeniz vardır. Ancak bütün projeleri eşit zaman aralığında  yönetmek ve takip etmek karışık olabilir. Birden fazla projeyi yönetmek için iyi bir süreç olmadan, hangi işe öncelik vereceğinizi, ekibinizin iş yükünü etkili bir şekilde yönetmesine nasıl yardımcı olacağınızı ve her şeyin zamanında yapılıp yapılmadığını bilmeniz zor olabilir.

Neyse ki, daha iyi bir yol var. İster birden fazla projedeki işi organize etmek ve yönetmek için mücadele ediyor olun, ister ekibinizin yönetilebilir bir iş yüküne sahip olmasını sağlıyor olun, aşağıda belirteceğimiz 9 strateji, birden fazla projeyi başarıyla yönetmek adına size yardımcı olacaktır.

1. Tüm Projelerinizi Barındıracak Bir Yer Belirleyin

Sorun: Projeleriniz de görünürlük eksikliği.

Çözüm: Ekibinize ait projeleri aynı yerde planlayın ve yönetin.

Örneğin, birden fazla ürün lansmanı olan bir ürün yol haritasını yönetiyorsanız, tam olarak kaç lansman olduğunu, her birinin ne içerdiğini ve ne zaman gerçekleştiğini bilmek isteyebilirsiniz. Tüm lansmanlarınızı tek bir yerde planlayıp yönetmek, devam eden her şeyi ve tüm yol haritanızın durumunu hızlı bir şekilde görmenizi sağlar. Çoklu proje yönetimi aracı olarak ne kullanmalısınız? Halihazırda bir tane kullanmıyorsanız, bir proje veya iş yönetimi platformu, iş için en iyi ve ideal olarak esnek, kullanımı kolay ve işbirliğine dayalı bir araçtır. Asana‘nın dikkate alınması gereken harika bir seçenek olduğunu düşünüyoruz. 

2. Başlangıçta Hedefleri, Planları, Sorumlulukları ve Beklentileri Tanımlayın

Sorun: Sonuçlarda ve süreçlerde tutarsızlıklar görüyorsunuz.

Çözüm: Hedefleri, planları ve sorumlulukları açıkça tanımlayın.

Standart bir iş akışı veya proje planlama süreci olmadan, her proje muhtemelen farklı şekilde yönetilir. Sonuç olarak, çıktılar (deliverable) tutarsızdır, her seferinde yeni bir süreç kurmak için zaman harcanır ve işin yarıda kalması olasıdır.

Bunu düzeltmek için ekibiniz arasındaki plan, süreç ve sorumlulukları baştan netleştirebilirsiniz. Proje düzeyinde bu, hedeflerin ve her adımın, tamamlanması gereken iş bölümlerinin, her bölümün ne zaman planlandığının, bundan kimin sorumlu olacağının net bir şekilde belirlenmesi anlamına gelir. Ayrıca, net bir plan olmadan bir projeyi tamamlamak için acele ediyorsanız, geri bildirim ve onaylar için de zaman ayırdığınızdan emin olmanız gerekebilir.

Ardından, program düzeyinde planları, süreçleri ve sorumlulukları netleştirebilirsiniz. Ekip düzeyinde hedefler belirleyebilir ve bu hedeflere ulaşmanıza yardımcı olacak projeleri iletebilirsiniz. Proje hedefleriniz ekibinizin bunları başarmasına yardımcı olmalıdır ve karşılığında da bu ekip hedefleri şirketinizin hedeflerine ulaşmasına yardımcı olacaktır.

Proje yönetiminin bütün avantajlarından yararlanmak için ekip çapında birkaç kural belirleyebilirsiniz. Örneğin, büyük projeler için, proje planının ana hatlarını çizmeden önce bir proje özeti oluşturmak adına müşteri adaylarına ihtiyaç duyabilirsiniz. Ek olarak, ekibinizin sıklıkla yaptığı projeler için şablonlar oluşturabilirsiniz. Projelerinizde kullanacağınız bu şablonlar, atılan her küçük adımı yeniden düşünmek zorunda kalmadan her seferinde aynı şekilde yürütülmesini sağlamaya yardımcı olacaklardır.

3. En fazla etkiyi yaratacak işe öncelik verin

Sorun: Ekibiniz için hangi projelere öncelik vereceğinizden emin değilsiniz.

Çözüm: Hangi projenin şirket için daha etkili olacağına bakın ve o projeden başlayın.

İlk önce en kolay projelerden vazgeçmek cazip geliyor olabilir ancak bunun yerine, şirket hedefleriniz üzerinde en büyük etkiyi yaratacak şeylere göre önceliklerinizi belirleyebilirsiniz. Yazar Kasey Fleisher Hickey’e göre, “En önemli öncelikleriniz hedeflerinizle uyumlu olmalı ve onlara ulaşmanıza bir adım daha yaklaşmanıza yardımcı olmalıdır”. Bu nedenle, hem makro düzeyde (yani düşük etkili bir projeyi bir sonraki çeyreğe itmek) hem de mikro düzeyde (günlük yapılacaklar listenizi önem sırasına göre düzenlemek) stratejik olarak işe öncelik verebilirsiniz.

Örneğin, ekibiniz aynı anda beş ürün lansmanı üzerinde çalışıyor olabilir. Tamamlamak için gereken çaba ve iş açısından hepsi aynı olsa da bunlardan biri yeni müşteri geliri üzerinde diğer dördünden çok daha büyük bir etki yaratma potansiyeline sahiptir. LTV’nin (Lifetime Value- Yaşam boyu müşteri geliri) şirket için daha yüksek bir öncelik olduğunu bildiğinizden, kimin daha düşük öncelikli projelerde çalışmak için zamanı olduğuna karar vermeden önce yeni ve daha kazançlı üründe tam kadro olduğundan emin olmak isteyeceksiniz.

Yalnızca daha iyi zaman ayırıp kaynakları yönetebilir, projelerinizin şirket hedeflerine katkıda bulunup bulunmayacağı hakkında bilgi edinebilirsiniz.

4. Öncelikler değiştiğinde ekibinizin esnek olmasını sağlayın

Sorun: Ekibinizin değişen öncelikleri izlemenin ve işi yeniden atamanın kolay bir yolu yok.

Çözüm: Ekibinizin tüm çalışmalarını kuşbakışı görün.

Ekip önceliklerini belirlemek ve iş üzerinde uyum sağlamak çok önemlidir ancak ihtiyaç duyduğunuzda dönebilecek kadar esnek olmak da önemlidir. Çalışmanızı elektronik tablolarda ve yapılacaklar listelerinde birden çok araçta takip ederseniz, herhangi bir anda ekibinizin ne üzerinde çalıştığını bilmek zor olabilir. Sonuç olarak, öncelikler değiştiğinde, neyi yeniden planlamaları gerektiğini, herkesin ne kadar meşgul olduğunu veya beklemeye aldığınız işi nasıl takip edeceğinizi bilemeyebilirsiniz. Bunu önlemenin bir yolu, bir değişiklik kontrol süreci uygulamaktır.

Merkezi bilgileri ekibinizle paylaşarak, öncelikleri değiştirme endişesi duymadan birden fazla projeyi yönetebilirsiniz. Herkesin işi görünür olduğundan, ekibinizin bant genişliği ve mevcut görevleri hakkında hızlı bir fikir edinebilirsiniz. Ardından, görevleri yeniden önceliklendirmeniz gerekiyorsa, görevin tamamen kaybolacağından endişe etmeden bunu yapabilirsiniz.

Son olarak, iletişim akışını açık, çevrimdışı ve çevrimiçi tutmayı unutmaya özen gösterebilirsiniz. İster proje yönetim aracınızda ister birebir toplantınızda, ekip üyelerinizle iş yükleri hakkında görüşebilir ve her şeyin yolunda olup olmadığını bir kez daha kontrol edebilirsiniz

5. Beklentileri net bir şekilde yönetin ve iletin

Sorun: Siz ve paydaşlarınız, neler olduğu ve ne zaman olduğu konusunda uyumsuzsunuz.

Çözüm: İşin olduğu yerde iletişim kurun.

Takımların bazı iletişim sorunları olabilir. Bunun ana sebebi, takım çalışanlarının kendi çalışmalarını, ortaklarının çalışmalarını ve işlevler arası paydaşlarının çalışmalarını görünür kılamamalarıdır. Başkalarının yaptığı iş hakkında içgörünüz olmadığında, zaman çizelgelerinin neden değiştiğini, önceliklerin aynı kalıp kalmadığını ve projenin nasıl ilerlediğini anlamak konusunda zorlanabilirsiniz. 

İşin gerçekleştiği yerde iletişimi yönetirken, çalışmanızın arkasındaki tam bağlamla hem ekibinizi hem de işlevler arası paydaşlarınızı güçlendirebilirsiniz. Gerçek zamanlı güncellemeler sayesinde, herkes işin nasıl ilerlediğine de erişebilir.

Bunu tutarlı bir şekilde yapmanın en iyi yolu, işin olduğu yerde durum ve ilerleme güncellemelerini paylaşmanıza olanak tanıyan bir iş yönetimi aracı bulmaktır. Elektronik tablolar, belgeler, araçlar arasında veri ve güncellemeler sağlamak yerine, bilgileri tek bir tıklamayla kolayca toplayabilir, başka bir tıklamayla paydaşlarla paylaşabilirsiniz.

6. İş yüklerini ve zaman çizelgelerini dengelemek için projelerdeki çalışmalara bakın

Sorun: Her bir takım arkadaşınızın kendi bölmesinde ne kadar iş olduğundan emin değilsiniz.

Çözüm: Projeler arasında çalışan iş yüklerini görmenin bir yolunun olduğundan emin olun.

Her projeyi farklı bir yerde planlamanın ikinci bir yolu daha var: Tüm farklı projelerde tek bir kişinin yaptığı bütün işleri görmek pek mümkün değildir. Genellikle takımınızla aranızdaki güven bağı sayesinde, onlardan iş yükünün çok veya çok az olduğunu öğrenirsiniz. Bu, kontrol etmeden veya yeteri kadar kullanılmayan yetenekleri fark etmeden önce kaçırılan teslim tarihleri gibi sorunların önüne geçmeyi zorlaştırır.

Tüm projelerinizi aynı yerde yönetmek ve bu sorunları çözmek için ilk adımı atabilirsiniz. Her projedeki görevleri, kime atandıklarını ve tarih aralıklarını görebilir ayrıca çifte mesai yapan çalışanları ve proje zaman çizelgesi çakışmalarını tespit edebilirsiniz. Ardından, proje akışınızı iyileştirmek için görevleri erteleyebilir, kaldırabilir veya yeniden görev devredebilirsiniz. Tüm araçlarda buna izin veren filtreler yoktur, bu yüzden izin veren bir araç seçtiğinizden emin olun ve kontrol edin.

Örneğin, bir sonraki ürün lansmanınız için birkaç fotoğraf düzenlemek gibi küçük bir görevden sorumlu olan bir tasarımcınız olabilir, ancak bu tasarımcı aynı zamanda bir konferans için broşürleri, kartvizitleri ve posterleri tek başına tasarlamak, yazdırmak ve teslim etmek görevine de sahip olabilir. Ek olarak da, başka bir tasarımcının da ekstra bant genişliği vardır. Herkesin iş yüküne baktığınızda bir tutarsızlık olduğunu hızlı bir şekilde tespit edebilir ve işi buna göre yeniden düzenleyebilirsiniz.

7. Ekip Üretkenliğini En Üst Düzeye Çıkarmak İçin Proje Programlarını Ayarlayın

Sorun: Proje başlangıç tarihleri koordine değil, bunun sonucunda da çalışanlara fazladan sorumluluk veriliyor, işler engelleniyor ve projeler erteleniyor.

Çözüm: Her projeyi tüm portföyünüzü göz önünde bulundurarak planlayın.

En dikkatli planlanmış proje bile, ekibinizin aylık, üç aylık dönem veya yıllık tüm çalışmaları düşünülerek planlanmadıysa bazı sorunlara davetiye çıkabilir. Örneğin, aynı anda üç farklı web güncellemesi başlatmaya çalışırsanız, ekibiniz aynı anda çok fazla şey yapmaya çalıştığı için birbirleriyle çakışabilir veya bir işin teslimi beklenenden daha uzun sürebilir.

Bunun yerine, ekibinizin çalışmalarını programınızın tümünü göz önünde bulundurarak koordine edebilir ve bir olay yönetimi planı uygulamayı düşünebilirsiniz. İşte birkaç ipucu:

Benzer Projeler İçin Kademeli Başlangıç Tarihleri: Özellikle aynı grup birden fazla proje üzerinde çalışıyorsa, bireylerin aynı anda beş farklı proje için işlerini bitirmeye çalışmamaları adına her birinin başlangıç ve bitiş tarihlerini kademeli olarak ayarlamak gerekebilir. Bunun yerine, diğerine geçmeden önce birine odaklanabilirler.

Bağımlılıklara Dikkat Edin: Yeni bir web sitesi oluşturmadan önce bu altyapı revizyonunu tamamlamanız mı gerekiyor? Öyleyse, bağımlı projeyi, birincisinin planlanan tamamlanma tarihinden sonrasına planlayabilirsiniz.

Yinelenen Görevleri İşaretleyin: İki farklı projede aynı çalışmanız varsa, bu ikisini birleştirebilirsiniz. Her iki projeyi de yolunda tutmak üzere yeni bir satıcıyı işe almak veya pazarlama adına video çekmek için ekipman satın almak gibi işlerin zamanında yapıldığından emin olmaya özen gösterebilirsiniz.

Zamanlama, birden fazla projeyi yolunda tutmada ve ekibinizin daha üretken olmalarına yardımcı olmada büyük fark yaratabilir. 

8. İşi Devredin—ancak görünürlüğü koruyun

Sorun: Mikro yönetim ile eksik yönetici arasında ince bir çizgi vardır. Nasıl ilerleyebilirsiniz?

Çözüm: Gerektiğinde işinizi kontrol edebilmeniz için ekibinizle merkezi bilgi kaynağı paylaşın.

İster ürün yöneticisi ister proje yöneticisi olsun, hiçbir yönetici mikro yönetici olmak istemez, ancak görevleri gözden kaçırmak ve ekibinizde yapılan iş konusunda kararsız olduğunuzu hissetmek, etkili bir lider olmayı neredeyse imkânsız hale getirebilir. İyi haber şu ki, umut var.

Ekibinizle tek bir bilgi kaynağı paylaşarak, herkesin yaptığı işlerin tümünü takip etmenin bir yolunu bulabilirsiniz. Ekibinizin tüm işleri merkezi olarak paylaşılan bir projede yer aldığında, herkesin elinde ne olduğu, bu görevlerin ne zaman biteceğini ve nasıl ilerlediğini bir bakışta görebilirsiniz. Bu şekilde, gerekirse görevleri mikro yönetime gerek kalmadan kontrol edebilirsiniz.

9. Her Seferinde Tekerleği Yeniden İcat Etmek Yerine İş Akışlarınızı Takip Edin ve Kaydedin

Sorun: Her projenin başında iş akışlarınızı yeniden oluşturuyorsunuz.

Çözüm: Proje planlama sürecinizi şablon haline getirin ve basitleştirin.

Şunu hayal edin: üç aylık pazarlama kampanyanızı yeni bitirdiniz ve bir sonraki çeyreğe hazırlanıyorsunuz. Ancak işinizi tam olarak nasıl kurduğunuzu hatırlamıyorsunuz. O zamandan beri de çok değişti ve zaten birden fazla projeyi yönetiyorsunuz. İlk bileşenlerin ne olduğundan emin değilsiniz. Başlıca görevlerden herhangi birini atlamadan kampanyayı nasıl tekrarlarsınız?

Her projenin başında tekerleği yeniden icat etmeyi bırakın. Bunun yerine, projelerinizi nasıl başlatacağınızı şablon haline getirebilir ve işinizi basitleştirebilirsiniz. Bu şekilde iş akışlarınızı tekrar tekrar şablon olarak kullanabilirsiniz. Yeni bir projeyi koordine etme zamanı geldiğinde, daha hızlı ve verimli bir şekilde ilerlemek için özel şablonunuzu kullanmaya başlamanız yeterli olacaktır..

Ayrıca, sürece eklediğiniz yeni görevlerle, adımlarla ve oluşturduğunuz yeni iş akışlarıyla şablonunuzu düzenli olarak güncellediğinizden emin olmaya dikkat edebilirsiniz. Şablonunuzu canlı bir belge olarak düşünün; en etkili, en verimli sürece sahip olmak için, onu en iyi uygulamalarla ve yeni bilgilerle güncellemeye devam edebilirsiniz. Son olarak, herkesin erişebilmesi ve projeyi kolayca başlayabilmesi için şablonunuzu ekibinizin merkezi bilgi kaynağında tuttuğunuzdan emin olmaya dikkat edebilirsiniz.

Her seferinde birden fazla projeyi başarıyla yönetebilirsiniz

Bir ekip lideri olarak, aynı anda birden fazla projeyi yönetmek genellikle işin bir gerçeğidir. Umarız bu ipuçları, programınızın tüm hareketli bölümlerini takip etmenize, organize olmanıza, son teslim tarihlerine ulaşmanıza ve her seferinde hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olur.