3 Elements All Project Charters Need

Her “Proje Başlatma Belgesi”nin İhtiyaç Duyduğu 3 Unsur

Yeni bir projeye başlamak her zaman heyecanlıdır, peki ya projenizi onaylatmadan önceki adımınız ne olmalıdır?

Proje sunumu ve projenin onay sürecini daha önce hiç yapmadıysanız bu konuda bazı soru işaretleriniz olabilir. Paydaşlarınıza doğru bilgilerle sunum yapmak isterseniz bu konuda başarılı olmak adına bazı materyallere ihtiyaç duyabilirsiniz. Proje başlatma belgesine sahip olarak bu konuda yol kat edebilirsiniz.

Proje Başlatma Belgesi Nedir?

Proje başlatma belgesi, projenizin kilit paydaşlarından onay almak için proje hedeflerinizin, proje kapsamınızın ve proje sorumluluklarınızın kısa bir sunumudur. Başlamadan önce belgede, projenizin ana unsurlarının kısa ve öz bir açıklaması bulunmalıdır. Daha ayrıntılı olan proje planlama belgesine başlamadan önce proje başlatma belgesi oluşturarak onay alabilir veya rota düzeltmesi yapabilirsiniz.

Proje başlatma belgesi, oluşturabileceğiniz proje planlama materyalinden yalnızca biridir. Diğer proje planlama öğeleriyle karşılaştırması şu şekildedir:

Proje Başlatma Belgesi ve Proje Planı

Bir proje başlatma belgesi yalnızca şu üç unsuru içermelidir: proje hedefleriniz, kapsamınız ve sorumluluklarınız. Belgeniz onaylandıktan sonra bir proje planı oluşturabilirsiniz. Proje planınız, projenizin temel unsurlarının daha ayrıntılı bir planını sağlamak için proje başlatma belgeniz üzerine kuruludur.

Bir proje planında yedi temel unsur vardır: 

Hedefler

Başarı ölçütleri

Paydaşlar ve roller

Kapsam ve bütçe

Dönüm noktası ve proje sonucu

Zaman çizelgesi ve program

İletişim planı

Proje Başlatma Belgesi ve Proje Özeti

Proje özeti, projeniz resmen onaylandıktan sonra oluşturmanız gereken kısa bir belgedir. Özet, proje ekibinizin ve paydaşlarınızın sık sık başvurabilecekleri proje planınızın özetlenmiş bir versiyonudur. Özetiniz, tıpkı başlatma belgesi gibi, proje sırasında ne yapacağınıza ek olarak, bu projenin neden iyi bir fikir olduğu hakkında bağlam sağlar.

Bir Proje Özeti Dört Bölümden Oluşur:

Arka plan bilgisi

Proje hedefleri ve başarı kriterleri

Proje zaman çizelgesi

Hedef kitle

Proje Başlatma Belgesi ve İş Gerekçe Belgesi

Bir proje başlatma belgesi ve iş gerekçe belgesi aynı temellere sahiptir: bunların ikisi de bir projeyi uygun paydaşlara sunmak için kullanılan araçlardır. Proje başlatma belgesi ile iş gerekçesi arasındaki temel fark kapsamdır.

İş gerekçe belgesi, önemli bir iş yatırımının faydalarını ve risklerini açıklayan resmi bir belgedir. Örneğin, harici bir ajansla büyük ölçekli bir yatırım, mevcut ticari uygulamalarda önemli bir artış, yeni bir ürün grubu veya hizmet sunuyorsanız, bir iş gerekçe belgesi oluşturmak isteyebilirsiniz. Alternatif olarak, projenizin onaya ihtiyacı varsa ancak kapsamı daha küçükse (örneğin, geçmiş kampanyalara benzer bir kampanya veya mevcut pazara giriş stratejinize uyan bir ürün lansmanı) bunun yerine bir proje başlatma belgesi oluşturabilirsiniz.

Bir Proje Başlatma Belgesi Oluşturmalı Mısınız?

Çeşitli proje planlama araçları vardır ve proje başlatma belgesi her zaman iş için en iyisi olmayabilir. İşte ne zaman bir başlatma belgesi oluşturabileceğiniz ve ne zaman başka bir belge oluşturmanın daha iyi olabileceği üzerine birkaç öneri. 

Bir proje için satış konuşması yapmak ve onay almak adına proje başlatma belgesi oluşturabilirsiniz. Proje başlatma belgesi, paydaşlara proje hedefleriniz, kapsamınız ve sorumluluklarınız hakkında net bir fikir verebilir. Kilit paydaşlar, bir projeyi onaylamak veya değişiklik önermek için proje başlatma belgesini kullanabilirler. 

Projeniz önemli bir iş yatırımını temsil ediyorsa iş gerekçesi oluşturabilirsiniz. Bir iş gerekçesi, projenin yatırım getirisi ve ilgili proje riskleri de dahil olmak üzere ek bilgi ve belgeleri içerir.

Projeniz onaylandıysa bir proje planı oluşturabilirsiniz. Proje zaman çizelgesi veya önemli proje dönüm noktaları gibi ek bilgiler sağlamak adına proje başlatma belgeniz üzerine bir proje planı oluşturulabilir.

Proje planınızın önemli ayrıntılarını özetleyen bir belge oluşturmak adına proje özeti hazırlayabilirsiniz.

Yönetici paydaşlara belgenizin bir özetini sunmak istiyorsanız bir yönetici özeti oluşturabilirsiniz.

Bir Gantt şemasında projenizin üst düzey zaman çizelgesini görüntülemek istiyorsanız bir proje yol haritası oluşturabilirsiniz.

Proje Başlatma Belgesi Nasıl Oluşturulur

Bir proje başlatma belgesinde, projenizi başlatmak için onay almak üzere proje ayrıntılarını kilit paydaşlarla paylaşacaksınız. Proje başlatma belgesi için 3 ana temel vardır:

“Neden”

Proje başlatma belgenize başlamak için proje hedeflerinizi ve proje amacınızı paylaşabilirsiniz. Bu bölümde, bu projenin neden önemli olduğunu ve projenin sonundaki ana hedeflerin neler olduğunu özetleyebilirsiniz. Proje amacınızın, bu proje üzerinde çalışmanın neden önemli olduğunu ve bu projenin şirket hedeflerinizi nasıl destekleyeceğini açıkça belirttiğinden emin olabilirsiniz.

Proje amacınıza ek olarak proje hedeflerinizi de netleştirmelisiniz. Bunlar, proje sonunda elde etmeyi planladığınız sonuçlar veya varlıklardır. İyi proje hedefleri oluşturmak için SMART yöntemini izleyebilirsiniz. Hedeflerinizin şunlar olduğundan emin olmalısınız:

Açık

Ölçülebilir

Erişilebilir

Gerçekçi

Süreli

 “Ne”

Proje başlatma belgenizdeki ikinci kilit unsur proje kapsamıdır. Proje kapsam bildiriminiz, tam olarak neyin projenin parçası olduğunu ve neyin olmadığını tanımlar. Bir proje kapsamı taslağı oluşturduğunuzda, sınırları belirlersiniz ve daha da önemlisi, proje zaman çizelgesinde ne yapmayacağınızı ana hatlarıyla belirtirsiniz.

Proje başlatma belgesini oluştururken, kapsamı açıklamanın en önemli kısmı ideal proje bütçesinin ana hatlarını çizmektir. Bu projeyi paydaşlara sunmak için proje başlatma belgenizi kullanacağınızı unutmamaya özen gösterebilirsiniz; bu nedenle bütçenin ne olduğunu ve bu paranın nereye gideceğini açıkça göstermeniz gerekebilir.

“Kim”

Proje başlatma belgenizin son bölümünde proje üzerinde kimin çalışacağını açıklamanız gerekebilir. Bu, tüm kilit proje paydaşlarını, yönetici paydaşlarını, proje sponsorlarını ve genel proje ekibini içermektedir. Henüz oluşturmadıysanız, proje sırasında çeşitli kaynakların nasıl tahsis edileceğini göstermek için kısa bir kaynak yönetimi planı hazırlayabilirsiniz.

Proje başlatma şablonu

Proje başlatma belgenizi oluşturmak için hazır olduğunuzda aşağıda yer alan şablonu izleyebilirsiniz.

Proje Adı

Projenize açıklayıcı bir isim verdiğinizden emin olun, böylelikle insanlar ne üzerinde çalıştığınız hakkında fikir sahibi olabilirler.

Proje Müdürü

Bu projenin muhatabı kimdir?

Son revizyon tarihi

Proje başlatma belgeniz canlı bir belgedir. Son revizyon tarihinin dahil edilmesi, belgeyi sık sık kontrol eden ekip üyeleri için faydalı olabilir.

Proje amacı

Neden bu proje üzerinde çalışıyorsunuz?

Proje hedefleri

Projenin sonunda ne elde etmeyi planlıyorsunuz?

Proje kapsamı

Proje çıktılarınızın sınırları nelerdir? Hangi girişimler projede yer almıyor?

Proje ekibi ve kaynakları

Bu projede kimler çalışıyor? Bu iş için hangi kaynaklar (örneğin kişiler, araçlar ve bütçe) kullanılabilir?

Paydaşlar ve onaylayanlar

Proje paydaşları kimlerdir? Proje başlatma belgesini veya proje çıktılarını kimin onaylaması gerekiyor?

Proje başlatma belgesinden proje başarısına

Proje başlatma belgeniz onaylandıktan sonra proje planlamasına geçebilirsiniz. Ek proje planlama belgeleri oluştururken ve proje yönetimine başlarken, tüm proje ayrıntılarınızı herkesin erişebileceği merkezi bir araçta sakladığınızdan emin olabilirsiniz.

Doğal olarak, Asana’nın en uygun araç olduğunu düşünüyoruz. Asana ile senkronize kalmak, teslim tarihlerinizi takip etmek için ekip projelerini ve görevlerini yönetebilirsiniz.

Categories: